Automation trong Appsheet là gì?
Automation trong Appsheet là một tính năng cho phép bạn tạo các quy trình tự động hóa mà không cần viết code1. Bạn có thể sử dụng Automation để cải thiện hiệu quả bằng cách loại bỏ các rào cản không cần thiết, duy trì quản trị và bảo mật IT với phát triển do công dân thực hiện, và nhanh chóng và dễ dàng tạo các quy trình tự động hóa và ứng dụng tùy chỉnh với một đám mây mở1. Bạn có thể sử dụng Automation để xử lý tài liệu thông minh, cấu hình các bot để phát hiện các thay đổi dữ liệu, tạo các quy trình tự động hóa từ các thành phần hoàn toàn có thể tái sử dụng, và kết nối liền mạch với các API, nguồn dữ liệu, webhook và phần mềm.
Các tính năng chính của Automation
AppSheet Automation là một nền tảng tự động hóa không cần mã nguồn giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình của họ. Đây là một công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng để tự động hóa nhiều loại công việc, bao gồm:
Tự động cập nhật dữ liệu
Tạo file
Sử dụng API từ các dịch vụ bên ngoài
Sử dụng gửi thông báo trên Appsheet
Sử dụng gửi tin nhắn hoặc email trên Appsheet
Gọi tới một Appscript
Automation trong thực tế sử dụng:
Tạo file ví dụ: File đơn hàng, xuất kho nhập kho...
Tự động gửi email cho khác hàng xác nhận đơn hàng có đính kèm theo file
Tự động tạo file báo cáo hàng ngày.
Update các dữ liệu sau khi xóa.
Các phần chính trong Automation
Trong appsheet có 4 phần cấu tạo nên một Automation gồm Event - Process - Task - Event
Automation và Action
Automation và Action trong AppSheet là hai khái niệm quan trọng giúp người dùng tùy biến và tự động hóa ứng dụng của họ. Dưới đây là thông tin chi tiết về hai khái niệm này:
⇒ Về việc update dữ liệu bằng automation sẽ cần tốn thời gian để xử lý. Cụ thể sẽ mất từ 5-10 giây để Appsheet trả về kết quả.
=> Update dữ liệu bằng action sẽ không hiệu quả nếu người dùng xóa dữ liệu.
Kiểm tra automation có hoạt động hay không
⇒ Về việc update dữ liệu bằng action sẽ trả về kết quả trực tiếp và không tốn thời gian để load lại dữ liệu
Automation là quá trình chạy tự động vì vậy trong thực tế có thể có một số lỗi phát sinh không mong muốn. Để kiểm tra xem các bots (automation )có đang hoạt động được bình thường hay không chúng ta cần thực hiện các bước sau:
Kiểm tra automation theo từng Bot
Bước 1: Vào automation chọn vào một bots bất kỳ.
Bước 2: Ở góc phải màn hình chọn vào test
Bước 3: Kiểm tra lỗi, nếu bot không có báo lỗi sẽ trả về kết quả như hình dưới
Kiểm tra automation theo lịch sử chạy
- Bước 1: Vào automation chọn vào **Monitor**
- Bước 2: Chọn vào app bạn muốn kiểm tra thông tin
- Bước 3: Ở màn hình chính sẽ hiển thị thông tin lỗi của automation, chọn vào run để xem được chi tiết hơn
Ứng dụng Automation trong thực tế
1. Update dữ liệu bằng automation
Khi một dòng dữ liệu từ một bảng con thay đổi, các giá trị đi kèm bảng đó cần thay đổi theo, Appsheet sẽ không thể tự động cập nhật được các giá trị thay đổi nếu chúng ta không thực hiện việc update. Để update
Bước 1: Tạo một Boot và để điều kiện all change hoặc update and delete (trong trường hợp này nếu không muốn lúc nào Appsheet cũng update bạn nên để điều kiện giới hạn lần chạy ví dụ hàm **[_THISROW_BEFORE].[file_bao_gia]<>[_THISROW_AFTER].[file_bao_gia]**
Bước 2: Tạo một process, trong process này chọn vào Run a data action
Bước 3: Tạo một action để gọi tới action update
Bước 4: Khi đã hoàn thành lưu lại và kiểm tra xem Automation đã hoạt động được chưa.
Bước 5: Kiểm tra automation
2. Tạo file bằng automation
Tạo file là một phần quan trọng trong việc sử dụng automation, để tạo được file bằng Automation chúng ta cần kết hợp giữa Action và Automation
Action
Bước 1: Tạo action với tên là set tên file. Trong bước này cần set tên cho 2 cột
update = now()
file = CONCATENATE("/Files/Contract/",CONCATENATE([id],"-",TEXT([update],"dd-mm-yyyy-HH-MM")),".pdf") ⇒ trường hợp này đang sử dụng đường dẫn là contract, bạn có thể sử dụng bất kỳ đường dẫn nào bạn muốn
Lưu ý nếu là file pdf thì giữ nguyên đuôi file, nếu là file excel thì hãy đổi tên lại thành .xlsx
Bước 2: Tạo action sycn (đồng bộ ) với loại go to another view with in this app
LINKTOROW([id],"CONTRACT_Detail")& "&at="&(NOW()+1) ⇒ Trong đó contract_detail là view mong muốn trả về
Bước 3: Tạo action nhóm 2 action này lại
⇒ Lưu ý action ở bước 1 và bước 2 chọn kiểu hiển thị là ref (ẩn) và để icon là -
Automation
Bước 1: Vào automation tạo một Bot và đổi tên bot đó
Bước 2: Trong phần event chọn all change và phần condition gõ vào công thức
[_THISROW_BEFORE].[contract_file]<>[_THISROW_AFTER].[CONTRACT_file] ⇒ trong đó contract file là tên của cột lưu thông tin file
Bước 3: Chọn vào process chọn tiếp run a task, ở mục này chọn create a new file
Bước 4: Chọn vào loại file mong muốn, sau đó ấn create, lúc này appsheet sẽ tự động tạo ra một file template cho bạn
Bước 5: Chọn vào file folder path và đổi đường dẫn : theo đường dẫn ở phần action "/Files/Contract/” ,
Bước 6: Trong phần File Name Prefix đổi thành “CONCATENATE([id],"-",TEXT([update],"dd-mm-yyyy-HH-MM"))”
Bước 7: Chọn Disable Timestamp
Như vậy chúng ta đã tạo xong một file trên Appsheet.
Tạo số thứ tự trong File appsheet
Tùy thuộc vào loại tạo file mà bạn có thể sử dụng tới công thức khác nhau. Khi tạo file bằng Appsheet sẽ có 2 loại. tạo file bằng ref và tạo file bằng filter
Hàm đánh số thứ tự trong Appsheet (dành cho template) (hàm select) stt
Cách sử dụng, copy sau đó thay thế
**
<<Start: Filter("PO detail",AND([SỐ ĐH]=[_THISROW].[SỐ ĐH],[LOẠI]="SẢN PHẨM"))>><<COUNT(SPLIT(LEFT(CONCATENATE(SELECT(PO detail[_ROWNUMBER],AND([SỐ ĐH]=[_THISROW].[SỐ ĐH],[LOẠI]="SẢN PHẨM"))), FIND(trim(CONCATENATE([_ROWNUMBER]," ")), CONCATENATE(SELECT(PO detail[_ROWNUMBER],AND([SỐ ĐH]=[_THISROW].[SỐ ĐH],[LOẠI]="SẢN PHẨM")))) +LEN(TEXT([_ROWNUMBER]))-1), “,”))>>
Hàm đánh số thứ tự trong Appsheet (dành cho template) (hàm Related) stt
<<Start: [Related KHVTs]>>
<<COUNT(SPLIT(LEFT(CONCATENATE([Related KHVTs][_ROWNUMBER]), FIND(trim(CONCATENATE([_ROWNUMBER]," ")), CONCATENATE([Related KHVTs][_ROWNUMBER])) +LEN(TEXT([_ROWNUMBER]))-1), “,”))>>
**
Các lỗi thường gặp khi tạo file trên Appsheet:
Sai đường dẫn: Lỗi này thường xảy ra khi file gốc không nằm trong thư mục của app, lúc này chúng ta cần sửa đổi đường dẫn lại thành
CONCATENATE("/appsheet/Data/",CONTEXT(appname),"/Files/HD/",[Mã HĐ],"-",TEXT([update],"dd_mm_yyyy_HH_MM"),".pdf")
Trong đó chúng ta cần thêm đường dẫn /appsheet/Data/",CONTEXT(appname) để appsheet có thể hiểu được
3. Tạo bot thông báo tới telegtam
Xem thêm : https://hocdata.blogspot.com/2023/04/huong-dan-gui-tin-nhan-bang-telegram.html