Appsheet là một nền tảng cho phép người dùng tạo ra các ứng dụng doanh nghiệp mà không cần biết lập trình. Với Appsheet, bạn có thể biến bất kỳ bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu nào thành một ứng dụng chuyên nghiệp và tùy biến theo nhu cầu của bạn. Appsheet có thể giúp bạn cải thiện hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí và thời gian, và tăng cường khả năng hợp tác trong doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn những lợi ích và cách áp dụng Appsheet vào doanh nghiệp hiệu quả.
{tocify} $title={Mục lục}
TRỞ NGẠI TRONG CÔNG VIỆC
Tôi tên là Hòa, 28 tuổi và hiện đang đảm nhận vai trò DA và DE cho một công ty chuyên xuất khẩu gỗ. Công việc chính của tôi liên quan đến việc xử lý dữ liệu và phân tích kết quả số liệu để trình bày cho các bên liên quan. Những số liệu và thông tin thu thập được giúp tối ưu hóa quá trình kinh doanh và sản xuất của công ty và xí nghiệp. Công việc của tôi ngày xưa được tóm tắt là "xử lý số liệu", trong đó xử lý số liệu được chia thành hai phần: "xử lý" và "số liệu".
Vấn đề chung với doanh nghiệp
Một vấn đề phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay không phải là không có người xử lý, mà là không có đủ số liệu để xử lý. Có nhiều lý do dẫn đến tình trạng này, bao gồm:
Quản lý thủ công bằng giấy tờ (word paper), khiến cho số liệu ghi chép không rõ ràng.
Lưu trữ dữ liệu không đồng bộ và nhỏ lẻ, với các tệp thông tin được lưu dưới dạng excel và lưu ở nhiều nơi khác nhau.
Người dùng chưa biết cách xử lý và tối ưu hóa dữ liệu, không thể yêu cầu người dùng cơ bản có khả năng sắp xếp và tối ưu dữ liệu.
Vì vậy, nhu cầu hiện nay là cần một nền tảng để kết nối dữ liệu và định dạng dữ liệu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đối mặt với nhiều khó khăn vì không đủ chi phí để thuê một đơn vị tạo phần mềm. Chi phí cho việc này rất lớn, từ vài trăm triệu đồng đến hàng tỷ đồng. Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp đều có một luồng công việc riêng, điều này gây ra nhiều khó khăn trong việc yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm điều chỉnh 100% mã nguồn để phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. Thông thường, các đơn vị cung cấp phần mềm sẽ tạo ra các module có sẵn rồi yêu cầu doanh nghiệp tùy chỉnh luồng công việc phù hợp với module hiện tại, nếu có điều chỉnh thì việc điều chỉnh sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí.
Một khó khăn khác của các doanh nghiệp là không thể có được workflow ngay từ ban đầu hoặc trong quá trình sản xuất, sẽ có các phát sinh theo nhu cầu thực tế. Lúc này, việc yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm điều chỉnh lại sẽ tốn thêm chi phí và thời gian. Bên cạnh đó, không phải đơn vị phần mềm nào cũng đáp ứng được các yêu cầu về tính năng và khách hàng không tự chủ được về công nghệ cũng như nền tảng. Vì vậy việc tìm một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp là điều cần thiết.
Nền tảng đầu tiên
Nền tảng đầu tiên mà tôi thử nghiệm là Access của Microsoft, nhưng việc sử dụng nền tảng này gặp phải nhiều vấn đề. Một trong những thách thức lớn nhất là việc kết nối dữ liệu từ các bảng cũng như thêm, sửa, xóa các trường dữ liệu. Lý do gây ra vấn đề này chính là quá trình số hóa một hệ thống thủ công đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, bởi việc thay đổi một thói quen hay một luồng công việc hiện tại không hề dễ dàng, đặc biệt khi chúng ta đã có một quy trình làm việc (hay còn gọi là workflow) thủ công.
Trong đó các doanh nghiệp mà tôi có cơ hội hợp tác làm việc chung có một số vấn đề như sau:
Có những doanh nghiệp đã có workflow, trong khi một số khác lại không có, hoặc không sử dụng hiệu quả, hoặc vẫn áp dụng phương pháp quản lý thủ công. Do đó, việc thay đổi và chỉnh sửa liên tục trong Access trở nên khó khăn và hầu như là không thể. Cuối cùng, tôi quyết định chuyển sang nền tảng khác, đó là Excel kết hợp với VBA.
Chuyển đổi sang Vba
Excel là một công cụ rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh đến kế toán và nghiên cứu khoa học. Excel có thể giúp bạn thực hiện nhiều tác vụ khác nhau như tính toán, lập kế hoạch, quản lý danh sách, tạo biểu đồ, v.v. Tuy nhiên, việc chỉ sử dụng Excel thuần túy không đủ để giải quyết hết các vấn đề phát sinh trong công việc ví dụ như làm việc với các bảng tính lớn, số lượng dữ liệu phức tạp, hoặc các công thức phức tạp.
Do đó, tôi đã chuyển sang sử dụng Vba (Vba viết tắt của Visual Basic for Applications, là một ngôn ngữ lập trình được tích hợp sẵn trong các ứng dụng của Microsoft Office như Excel, Word, PowerPoint, Access và Outlook ).
Vba là một công cụ khá hiệu quả để xử lý đa số các vấn đề mà Excel thuần không thể xử lý. Tuy nhiên, VBA cũng gặp một số hạn chế như:
Không thể sử dụng trên thiết bị di động nếu file chứa VBA.
Chỉ các tài khoản sử dụng Microsoft 365 mới có thể chia sẻ file trực tuyến, còn các phiên bản cũ hơn chỉ dùng được offline.
Không thể phân quyền xem, chỉnh sửa theo nhu cầu.
Yêu cầu nhiều công đoạn code và chỉnh sửa code. Với các hệ thống nhỏ, việc sử dụng VBA có thể khả thi, nhưng đối với hệ thống lớn, việc thay đổi, chỉnh sửa trở nên khó khăn nếu công ty không có hoặc chỉ có một vài IT, Dev.
Không thể lưu trữ dữ liệu lớn, thời gian xử lý rất lâu.
Một điều tôi luôn tâm đắc khi sử dụng bất kỳ nền tảng nào đó là việc phải tập trung vào điểm mạnh của nền tảng để khai thác hết điểm mạnh đó. Tuy vậy, cũng phải nhìn nhận điểm yếu của nền tảng từ đó xác định hướng phát triển tiếp theo. Và vấn đề tôi nhận ra là VBA không thể trở thành nền tảng chính để phát triển về lâu dài. Vì vậy, tôi cần tìm một giải pháp tối ưu hơn.
Bước thay đổi khi sang Appsheet
Sau một thời gian tìm hiểu, mình đã tìm ra một giải pháp mới: sử dụng Appsheet. Appsheet là một nền tảng giúp tạo ứng dụng từ dữ liệu có sẵn trong Google Sheets, Excel hoặc các nguồn dữ liệu khác. Appsheet giúp giải quyết nhiều vấn đề mà mình đã đề cập ở trên:
Appsheet hoạt động trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn, giúp người dùng dễ dàng truy cập và xử lý dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
Hỗ trợ phân quyền xem, chỉnh sửa dữ liệu cho từng người dùng, đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả công việc.
Không yêu cầu kỹ năng lập trình cao, giúp người dùng không chuyên có thể tạo ứng dụng một cách dễ dàng.
Nhờ Appsheet, công việc xử lý dữ liệu của mình đã trở nên hiệu quả và linh hoạt hơn trước. Mình tin rằng với sự phát triển không ngừng của công nghệ, chúng ta sẽ có nhiều giải pháp tối ưu hơn nữa để giải quyết những vấn đề trong công việc và cuộc sống.
Giới thiệu về Appsheet
Appsheet là một nền tảng giúp tạo ứng dụng di động dễ dàng và nhanh chóng từ các bảng tính và cơ sở dữ liệu. Nó cho phép người dùng tạo ứng dụng mà không cần kỹ năng lập trình chuyên sâu. Chính vì điều này, tôi đã quyết định sử dụng Appsheet trong công việc của mình.
Chi tiết bạn có thể đọc qua bài viết này: https://hocdata.blogspot.com/2023/03/appsheet-la-gi-va-lo-trinh-hoc-appsheet_28.html
QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG APPSHEET
Bước 1: Tìm hiểu về Appsheet
Trước khi bắt đầu, tôi đã dành thời gian để tìm hiểu về Appsheet, cách sử dụng và các tính năng chính của nó. Tôi đã tham gia các khóa học trực tuyến, đọc các tài liệu hướng dẫn và xem các video hướng dẫn để nắm vững kiến thức cơ bản về Appsheet. Vào khoảng hai năm trước, Appsheet ở Việt Nam chưa phổ biến và việc tìm kiếm các kênh chia sẻ kiến thức về Appsheet cũng khá khó khăn. Vì vậy, tôi đã tìm đến các kênh của Google về Appsheet để tham gia học. Trong quá trình đó, tôi đã hoàn thành một khóa học về Google Appsheet trên Coursera.
Bước 2: Thuyết phục
Một thách thức mà tôi đã gặp phải khi áp dụng Appsheet vào công việc là phải thuyết phục ban giám đốc về tính hiệu quả của công cụ này. Trước khi thuyết phục được, tôi cần trả lời một số câu hỏi quan trọng như:
Appsheet là gì?
Tại sao cần phải sử dụng Appsheet?
Appsheet giải quyết được vấn đề gì cho doanh nghiệp?
Chi phí cho nền tảng này là bao nhiêu?
Nếu chúng ta tập trung vào nền tảng này, liệu có khi nào nó sẽ bị gián đoạn không?
Dữ liệu của công ty có được bảo mật hay không?
Tất nhiên, vẫn còn rất nhiều câu hỏi khác mà các bên liên quan có thể đặt ra. Tuy nhiên, với doanh nghiệp, việc chọn một nền tảng mới đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, đặc biệt là về vấn đề bảo mật dữ liệu. Vì Appsheet là một phần của Google và nằm trong hệ sinh thái của Google, vấn đề bảo mật không phải là một vấn đề quá lo lắng.
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều ứng dụng giúp cho việc tạo ra các ứng dụng, tuy vậy về vấn đề bảo mật, phát triển lâu dài thì sử dụng các ứng dụng của Google vẫn là lựa chọn tối ưu nhất. Chúng ta không mong muốn rằng sử dụng một nền tảng nào đó nhưng vài năm sau nền tảng đó bị loại bỏ hoặc dữ liệu của chúng ta bị hacker đánh mất.
Khi giới thiệu về Google Appsheet, tôi đã dành rất nhiều thời gian để thuyết trình với ban giám đốc về các nội dung sau:
Tình trạng hiện tại của công ty
Kết quả mong đợi khi sử dụng Appsheet
Các tính năng mà nền tảng này có thể hỗ trợ
Bên cạnh đó, tôi đã tạo sẵn một ứng dụng kiểm kê để có thể hỗ trợ công ty trong việc và demo cho ban giám đốc cũng như các trưởng bộ phận liên quan. Kết quả trả về rất khả quan. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần được giải quyết khi demo và một số lo lắng trong quá trình sử dụng ứng dụng.
Bước 3: Chứng minh được tính hiệu quả.
Sau khi đã thuyết phục ban giám đốc về tính hiệu quả của Appsheet, tôi đã tiếp tục phát triển ứng dụng và triển khai nó trong công việc hàng ngày. Với ứng dụng này, chúng tôi đã có thể giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho việc kiểm kê, tăng tính chính xác và đồng bộ hóa dữ liệu.
Với công việc của tôi là làm việc với số liệu, mọi thứ đều cần được đo lường và đánh giá độ hiệu quả. Appsheet không chỉ giúp chúng tôi kiểm kê hàng hóa dễ dàng hơn, mà còn giúp cải thiện năng suất và hiệu quả trong công việc.
Ví dụ, trước đây khi kiểm kê kho giấy cuộn khoảng 4000 cuộn, cần mất đến 20 người kiểm trong một ngày chủ nhật và nửa ngày thứ 2 để dò xem việc nhập liệu có chính xác hay không. Nếu có sai sót, phải mất thời gian kiểm tra lại vào ngày thứ 3. Ngoài ra, việc nhập sai format hay sumif không ra số tổng cũng là vấn đề thường gặp.
Nhưng khi sử dụng ứng dụng kiểm kê, tốc độ kiểm kê được nâng lên rất nhiều. Chỉ cần 7 người trong một ngày là có thể kiểm kê hết kho và có số liệu cho kế toán ngay lập tức. Không phải chờ đợi số liệu và không sợ nhập nhầm.
Về vấn đề tiết kiệm chi phí, nếu tính toán trung bình, một nhân viên kiểm kho mất khoảng 960k mỗi ngày. Trước đây cần tới 20 người, nay chỉ cần 7 người kiểm kho.Tính chi phí có thể tiết kiệm mỗi ngày là 12tr5. Tính tổng tiết kiệm một năm, số tiền đó có thể lên tới 150 triệu đồng cho công ty chỉ bằng một app.
Bước 4: Tiếp tục phát triển
Sau khi đã chứng minh được tính hiệu quả và độ tin cậy của Appsheet trong công việc, tôi quyết định tiếp tục phát triển bằng cách số hóa hầu hết các công việc hiện tại của mình bằng Appsheet. Tôi đã xây dựng một ứng dụng theo dõi đơn hàng, kho, quản lý sản xuất và nhân sự.
Với việc số hóa các công việc này, chúng tôi có thể giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho việc quản lý, tăng tính chính xác và đồng bộ hóa dữ liệu. Ngoài ra, ứng dụng còn giúp chúng tôi nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi các chỉ tiêu, phân tích dữ liệu và ra quyết định kịp thời.
Với ứng dụng này, chúng tôi có thể dễ dàng truy cập, quản lý và cập nhật thông tin từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào. Việc truy cập dữ liệu cực kỳ thuận tiện, giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian và tăng tính linh hoạt trong công việc. Từ những dữ liệu có được tôi có thể sử dụng các dữ liệu này để phân tích chuyên sâu hơn ví dụ như dùng BigQuery của Google để xử lý và dùng Looker studio( Data Studio ) để trực quan hóa dữ liệu.
Đồng thời, việc xây dựng và phát triển các ứng dụng Appsheet cũng giúp tôi nâng cao kỹ năng lập trình và phát triển ứng dụng, từ đó có thể tạo ra các giải pháp tốt hơn và hiệu quả hơn cho công việc của mình.
Tôi tin rằng việc áp dụng công nghệ vào công việc sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tăng tính cạnh tranh và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Tôi hy vọng rằng chia sẻ của tôi về kinh nghiệm sử dụng Appsheet sẽ giúp ích cho các bạn trong việc áp dụng công nghệ vào công việc. Việc đầu tư thời gian và công sức để tìm hiểu và sử dụng các ứng dụng công nghệ sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp, giúp tăng tính cạnh tranh và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Đồng thời, việc phát triển các ứng dụng Appsheet cũng là cơ hội để nâng cao kỹ năng và kiến thức của bản thân trong lĩnh vực công nghệ thông tin, và cũng nhờ Appsheet tôi cũng đã được hợp tác với nhiều đơn vị để tạo app Quản lý sản xuất, Studio , kho bãi.....
Tuy vậy, như đã nói ở trên là việc khi sử dụng bất kì nền tảng nào chúng ta cũng nên tập trung vào điểm mạnh để khai thác hết tiềm năng của nền tảng đó, bên cạnh việc biết được những điểm yếu riêng của Appsheet. Appsheet là giải pháp tốt cho nhiều vấn đề còn nan giải trong doanh nghiệp, tuy vậy chúng ta cần nhìn nhận rằng Appsheet không phải là thuốc trị "bách bệnh". Muốn áp dụng Appsheet thành công phải có thời gian tìm hiểu về Appsheet và hiểu được điểm mạnh, yếu của Appsheet từ đó sẽ áp dụng vào công việc được hiệu quả nhất.
Video tham khảo
Tôi hy vọng các bạn sẽ có thêm động lực để thử sức và trải nghiệm các ứng dụng công nghệ trong công việc của mình.